سیستم همکاری در فروش سپیده

n       a ـ مبادله اطلاعات

n        مستندات وسيله اي براي انتقال و مبادله اطلاعات مي باشند . نوع و گستره مستندات بستگي به نوع محصولات و فرآيندهاي سازمان ، ميزان رسميت سيستم هاي ارتباطي و سطح توانمندي هاي ارتباطي درون سازمان و فرهنگ سازماني دارد .

n       b ـ شواهد انطباق

n        مستندات ، شواهدي براي اينكه چه برنامه ريزيهايي صورت گرفته و عملاً چه اقداماتي انجام شده است ، فراهم
مي سازد .

• اطلاعات و وسيله نگهداري و انتقال آن را سند مي نامند .

• مثال روش اجرايي ، نقشه ، گزارش ، سوابق ، مشخصات .

• يادآوريوسيله انتقال اطلاعات ممكن است بصورت كاغذ ،نوار مغناطيسي ديسك نوري يا الكترونيكي ، عكس يا نمونه اصلي و يا تركيبي از آنها باشد . 

n       بند 4.2.1 ، اين استاندارد تحت عنوان ‹‹ كليات ››‌بيان مي كند كه مدارك سيستم مديريت كيفيت بايد شامل موارد ذيل باشد

n       a ـ بيانيه هاي مكتوب خط مشي كيفيت و اهداف كيفيت .

n       b ـ نظامنامه كيفيت .

n       c ـ روش هاي اجرايي مدون مورد نياز اين استاندارد .

n       d ـ مدارك مورد نياز سازمان براي اطمينان از برنامه ريزي ، اجرا و كنترل اثر بخش فرآيندهاي آن .

n       e     ـ سوابق مورد نياز اين استاندارد .

n        يادآوري  ميزان و گستره مستندات بستگي به عوامل ذيل دارد

ـ اندازه سازمان و نوع فعاليتهاي آن .

ـ پيچيدگي و تعامل فرآيندها .

ـ‌ شايستگي كاركنان .

n       c ـ روش اجرايي مدون

در استاندارد ISO 90012000 ، مشخصاً براي فعاليت مشروحه ذيل نياز به روش اجرايي مدون يا مكتوب مي باشد

  1 كنترل مدارك 4.2.3

  2 كنترل سوابق 4.2.4

  3 مميزي داخلي 8.2.2

  4 كنترل محصول نا مطابق 8.3

  5 اقدام اصلاحي 8.5.2

  6  اقدام پيشگيرانه 8.5.3

n        برخي سازمانها ممكن است ادغام روشهاي اجرايي چند فعاليت ، دريك روش اجرايي مكتوب را مناسب تر تشخيص دهند ، ماننداقدام اصلاحي و اقدام پيشگيرانه .

n        سازمانهاي ديگر ممكن است يك فعاليت مورد نظر را در بيش از يك روش اجرايي ، مكتوب نماينده ، مانند مميزي داخلي .

n       هر دو مورد فوق ، قابل قبول مي باشد .