افزایش کیفیت ارتباطات میان مدیران و کارشناسان که به بهینه شدن ارتباطات با مشتریان تاثیر به سزایی گذاشته و بازدهی سازمان را افزایش خواهد داد .
یکی از مهم ترین مزایای استفاده از CRM در سازمان، مدیریت ارتباطات درون سازمانی است. بدون شک افزایش کیفیت ارتباطات میان مدیران و کارشناسان به بهینه شدن ارتباطات با مشتریان کمک خواهد کرد.
واژه “ارتباطات درون سازمانی” در واقع به ارتباطات میان مدیران و کارشناسان درون یک سازمان اطلاق می گردد . بدیهیست که بهینه شدن نحوه برقراری این ارتباطات در بهینه شدن هرچه بیشتر ارتباطات سازمان با مشتریان موثر خواهد بود .
در نرم افزار CRM “روش” قابلیتی به نام کارتابل وجود دارد که خود مانند صندوق پستی عمل می کند. این امکان به کاربران که همان مدیران و کارشناسان سازمان می باشند کمک می کند تا وظایف و خواسته های متقابل خود از یکدیگر را در این قسمت به صورت پیغام برای یکدیگر اعلام نمایند. بدین ترتیب از آمد و شد های فیزیکی هم جلوگیری شده و در سرعت پاسخگویی به خواسته های مشتریان نیز موفق خواهند بود .
بخش کارتابل چند هدف عمده سازمان شما را تأمین خواهد نمود :
الف: جلوگیری از به تعویق افتادن امور :
شما در حقیقت به سرعت از مسائل آگاه شده و نیز به سرعت به امور مشتریان رسیدگی خواهید نمود که این خود به پیگیری موثر امور مشتریان منجر خواهد گردید .
ب: مدیریت پرسنل سازمان :
مدیر سازمان به راحتی قادر به مشاهده و بررسی نحوه عملکرد زیر دستان خود خواهد بود . همچنین گزارش لحظه به لحظه عملکردها و کارهای انجام شده و یا به تعویق افتاده پرسنل به خوبی قابل دریافت و بررسی از سوی مدیر سازمان می باشد .
ج: ارجاع امور سازمان به همکاران :
پرسنل سازمان قادر خواهند بود نامه های دریافتی خود را که ممکن است مشمول وظایفی خاص هم باشد به یکدیگر ارجاع دهند تا یکدیگر را در جریان کارها قرار داده و یا کارهایی که در حیطه وظایفشان نیست را به یکدیگر واگذار کنند .
قسمت کارتابل شامل بخش های ذیل است :
1 – مدیریت کارتابل : شما در این قسمت قادر به مشاهده کلیه مکاتبات درون سازمانی در بازه های زمانی مختلف ، در انواع مختلف اعم از دریافتی ها و ارسالی ها و در وضعیت های مختلف مثل مشاهده نشده ها ، مشاهده شده ها ، بایگانی شده ها و … خواهید بود.
سیستم به طور خودکار تعداد نامه های مشاهده نشده را آلارم می دهد. و قابلیت ارجاع به صورت Ajax فراهم می باشد ،برای هر مرحله از نامه می توان جواب یا ضمایم داشت .همچنین کاربران قادر به پاراف نمودن نامه ها به یکدیگر، نشانه گذاری و بایگانی نامه ها نیز می باشند.
2- بخش ایجاد نامه : این قسمت علاوه بر دارا بودن امکان ایجاد نامه برای افراد خاص یا یک گروه از کاربران همراه با ارجاع آن به افراد مورد نظر به صورت (عادی،محرمانه،فوری،محرمانه/فوری) قابلیت ضمیمه فایل(به تعداد) را دارا می باشد . بدین معنی که شما قادر به اضافه نمودن فایلهایی نظیر فایلهای متنی ، عکس ، فایلهای صوتی و … نیز به متن نامه خود می باشید .
3- ایجاد نامه های آماده : در این بخش شما قادر خواهید بود نامه هایی را ایجاد نمایید که از متن های تکراری برخوردارند . مانند نامه هایی با مضمون تبریک ، تسلیت ، درخواست بدهی ، واریز نقدی به شماره حسابهایی خاص و نامه های اداری از این قبیل . بدین ترتیب این بخش شما را در صرفه جویی در وقت و زمان یاری خواهد کرد .
4- مدیریت نامه های آماده : در این بخش شما قادر به حذف یا ویرایش نامه های آماده خود که در بخش پیشین به آنها اشاره شد خواهید بود .
