سیستم همکاری در فروش سپیده

سیستم حسابداری باید بطور منظم تمام اطلاعات مالی مربوط به یک موسسه را اندازه گیری، ثبت، طبقه بندی و آثار اقتصادی آن را در صورتهای مالی تلخیص کند. فرایند حسابداری شامل یک سری مراحل پیاپی است که در هر دوره مالی تکرار می شود. این مراحل پیاپی را معمولا چرخه حسابداری، دوره عمل حسابداری و یا دوره پردازش اطلاعات حسابداری گویند.

در این چرخه حسابداری مراحل 1 تا 4 بطور مستمر در طو دوره مالی و مراحل 5 تا 9 در پایان دوره مالی انجام می گیرد. این مراحل در چرخه حسابداری، امکان ترکیب و تلخیص معاملات و عملیات مالی را در دو گزارش مختصر و موجز یعنی ترازنامه و سود و زیان فراهم می کند.

1.        جمع آوری اطلاعات مالی

2.        تجزیه و تحلیل معاملات و عملیات مالی

3.        ثبت معاملات و عملیات مالی در دفتر روزنامه

4.        انتقال اقلام از دفتر روزنامه به دفتر کل

5.        تهیه تراز آزمایشی

6.        اصلاح حسابهای دفتر کل

7.        تهیه صورتهای مالی

8.        بستن حسابهای موقت

9.        تهیه تراز آزمایشی  اختتامی

مرحله اول_ جمع آوری اطلاعات مالی

در یک سیستم حسابداری باید امکان جمع آوری اطلاعات مربوط به معاملات و عملیات مالی جهت ثبت در دفاتر وجود داشته باشد. این اطلاعات از روی اسناد و مدارک اولیه مربوط به معاملات و عملیات مالی    جمع آوری می گردد. غالب رویدادهای مالی از معاملات بین موسسه با اشخاص دیگر ناشی می شود که اطلاعات مربوط به آن در اسناد و مدارک مثبته نظیر فاکتور خرید و فاکتور فروش منعکس است. بر خی دیگر از رویدادهای مالی از عملیات داخلی یک سازمان ناشی و اطلاعات مربوط به آن در اسناد و مدارک داخلی مانند کاربرگ تحویل کالا از انبار و اسناد مربوط به اصلاح حسابها، درج می شود.

اسناد و مدارک اولیه مربوط به معاملات و عملیات مالی اهمییت زیادی دارند چون:

•          اطلاعات لازم را برای تجزیه و تحلیل معاملات و عملیات مالی و ثبت در دفتر روزنامه فراهم میکنند.

•          مدارک عینی هستند که امکان اثبات معاملات و عملیات مالی را در آینده فراهم می نمایند.

از این رو این گونه اسناد و مدارک برای مراجعات و رسیدگیهای بعدی بایگانی و نگهداری می شوند.

مرحله دوم_ تجزیه و تحلیل معاملات و عملیات مالی

این تجزیه و تحلیل بر اساس اطلاعات منعکس در اسناد و مدارک اولیه صورت می گیرد.در این مرحله        به منظور انعکاس معاملات و عملیات مالی در دفتر روزنامه باید تصمیم گیری شود که چه حساب یا حسابهایی بدهکار و چه حساب یا حسابهایی بستانکار می شوند.

مرحله سوم _ ثبت معاملات و عملیات مالی در دفتر روزنامه

در این مرحله، اطلاعات منعکس در اسناد و مدارک مربوط به معاملات و عملیات مالی بر حسب تاثیری که بر معادله حسابداری ( معادله تراز نامه) دارند تجزیه و تحلیل و سپس در دفتر روزنامه ثبت می شوند.

نکته: در تاریخ ثبت معاملات و عملیات مالی، در ستون عطف دفتر روزنامه چیزی نوشته نمی شود. بلکه هنگامی که اقلام بدهکار و بستانکار به حسابهای مربوط در دفتر کل انتقال می یابد، همزمان شماره این حسابها در ستون عطف دفتر روزنامه و شماره صفحه دفتر روزنامه در ستون عطف دفتر کل نوشته  می شود.

مرحله چهارم _ انتقال اقلام از دفتر روزنامه به دفتر کل:

پس از ثبت اولیه معاملات و عملیات مالی در دفتر روزنامه مرحله بعدی که طی یک دوره مالی انجام      می شود. انتقال اطلاعات به دفتر کل است. انتقال مبالغ از دفتر روزنامه به دفتر کل به طبقه بندی اطلاعات در حسابها منجر می شود که مطابق طبقه بندی اطلاعات در صورتهای مالی است.

در هر موسسه، تجزیه و تحلیل معاملات و نوشتن دفتر روزنامه معمولا بر اساس فهرست حسابهای      دفتر کل انجام می شود. فهرست حسابها شامل عنوان و شماره تمام حسابهای دفتر کل است.