آنچه در پاورپوینت کارگاه آموزشی مدیریت زمان خواهید دید

هدف كلي:

آشنایی و توانمند‌سازي روسا و مدیران ادارات شهرستان چایپاره در زمينه‌ي مهارت مديريت زمان

اهداف ويژه

آشنا كردن مدیران با مفهوم مديريت زمان

توانمند‌سازي مدیران در زمينه مهارت مديريت زمان     

خود ارزیابی

عملکرد روزانه شما چگونه است؟

• شما چگونه ساعات کاری خود را تقسیم می کنید؟آیا کارهایتان را اولویت بندی می کنید؟آیا ابتدا کارهای مهم و فوری را انجام می دهید یا کارهای خوشایند؟چرا با اینکه می دانیم اول باید کارهای مهم و فوری را انجام دهیم ، این موضوع را رعایت نمی کنیم؟

• انسان معمولا از انجام کارهای فکری گریزان است و بیشتر به دنبال انجام دادن کارهای تکراری و اموری که در آنها تجربه دارد ، است.

شناسایی الگوها

با یاری گرفتن از سوالات زیر الگوی رفتاری خود را بیابید و ببینید روی کدام یک از گروهها وقت بیشتری صرف می کنید.

1) آیا کارهایی را انجام می دهم که فرد دیگری باید انجام دهد؟

2) آیا در فهرستی که تهیه کرده ام ،الگوی تکراری وجود دارد؟

3) توزیع کارهای انجام شده در طول روز به چه شکل است؟

4) آیا اوقاتی وجود دارد که شما خیلی پرمشغله باشید و دیگران بیکار باشند؟

5) آیا انجام کارها اغلب بیش از حد تصور من به طول می انجامد؟

6) ایا برای خلاقیت و نوآوری وقت کافی صرف می کنم؟

مبارزه برای کاهش مکاتبات کاری

• مکاتبات کم اهمیت پر هزینه است و توجه ما را از کارهای مهم باز می دارد.اگر تمام یادداشتها ، گزارشها ، فکسها ، نامه ها ، مجله ها یا سایر کاغذهای بی مصرفی که روزانه روی میز ما قرار می گیرد را مورد بررسی قرار دهیم ، متوجه خواهیم شد که اکثر آنها اصولا از ابتدا نمی بایست تولید شده باشند.

• غالبا دیگران را بخاطر ارسال کاغذهای بی اهمیت سرزنش می کنیم اما در اکثر موارد روش کاری خود ماست که موجب انباشته شدن کاغذهای اداری می شود.(چند بار این جملات را به همکاران خود گفته اید : یک نسخه از آن را برای پرونده های من بفرستید ، گزراش این موضوع را برای من بنویسید و ……)

• پیش از آنکه درخواست ارسال مدرکی را بکنیم ، باید از ضرورت آن مطمئن بشویم.کاغذ باید به عنوان آخرین چاره در نظر گرفته شود.

• همزمان با کاستن از انبوه کاغذهای وارده باید کاغذهای ارسالی را نیز کاهش دهیم.

چک لیست کاهش مکاتبات کاری

* حذف برخی اسامی از فهرست نامه های صادره در داخل و خارج شرکت

* درخواست از همکاران مبنی بر اینکه گزارش کار خود را مختصر و فشرده نمایند.

* تغییر مسیر نامه ها به هنگام لزوم

* صحبت کردن جایگزین نوشتن گردد.

* درخواست از همکاران که فقط موارد خاص را گزارش نمایند.

* کاستن از حجم کاغذهای ارسالی

* بازگرداندن کاغذهای کاری غیر ضروری به فرستنده آنها