ماکروسافت پروژه چيست ؟ از آن در چه صورتي استفاده مي شود ؟
ماکروسافت پروژه يك ابزار مديريتي بلند مدت پروژه است كه بوسيله معلمان ، دانشجويان ، روسا و كارمندان براي مديريت زمان و كنترل گردش گري كاري هر پروژه يا كار مورد استفاده قرار مي گيرد . با استفاده از نمودار گانت و ساير جداول پروژه مي توان كارهاي بزرگ را مديريت كرده و توانايي مدير را براي انجام كار و تغيير جداول زماني و پروژه هاي فرعیافزايش داد .
پنجره هاي ماکروسافت پروژه : علاوه بر اجزاي مختلف پنجره معمولي close box) ، نوار عنوان ، scroll bars و غيره ) project داراي خصوصياتي است كه شما مي توانيد در برنامه هاي ، صفحه گسترده همانند ستونها ، رديفها و نوار فرمول براي ويرايش مشاهده كنيد . اطلاعات بعنوان يك پايگاه داده وارد فيلدها شده و دستورات منحصر به فرد و ابزارهاي خاصي براي كار با ماکروسافت پروژه وجود دارد . نوار ابزار استاندارد كه زير نوار منو قرار دارد داراي دكمه هايي براي انجام كارهاي متداول است برخي از وظايف خاص ms project جزء وظايف لينكي يا غير لينكي بوده ، اطلاعات كاري را وارد مي كنند و منابع را تخصيص مي دهد . همچنين drop down box هايي نيز براي دسته بندي و فيلتر اطلاعات وجود دارد .
مشاهدات (views) و جداول :
views اين امكان را به شما مي دهد تا يك سري از اطلاعات پروژه اي را تحت يك فرمت خاص مشاهده كنيد . مثلاً ، view default كه نمودار ارگانت را فراخواني مي كند اطلاعات كلي كار به صورت ستوني و يك نوار گرافيكي نشان مي دهد .
فاز 1 : طراحي و تنظيم ماکروسافت پروژه :
در اولين فاز ما به دنبال تعاريف و مقدمات لازم براي طراحي پروژه تان هستيم . . اين مرحله جزو بهترين اعمال در مراحل اوليه پروژه است . بعد از اين مرحله بايستي زمان را وارد نمودار گانت ms progect نماييم .
مشخص كردن و فهميدن يك نمودار گانت :
قبل از شروع پروژه ، ضروري است تا برخي از عناصر پروژه مشخص شوند . فهميدن چارچوبهاي پروژه و داشتن يك اصل در مورد وظايفي كه جزو ستون فقرات پروژه هستند . كمك هاي زيادي در استفاده از ماکروسافت پروژه به شما كمك مي كند . يك بخش مهم از كار با پروژه فهميدن نمودارهاي گانت است . براي آشنايي بيشتر با نمودار هاي گانت لينكهاي موجود در بخش مرجع را كنترل كنيد .
شروع :
به محض آنكه شما نظر و ايده روشني از كارها و نكات مهم پروژه داشته باشيد مي توانيد پروژه را شروع كنيد . زماني كه پروژه بارگذاري شد مي تواند شروع به اضافه كردن كارها به نكات مهم نماييد . از كارهاي خيلي فوري شروع كرده و به كارهاي با فوريت كمتر ختم كنيد . مثلا اگر شما مي خواهيد يك سخنراني را سازماندهي كنيد مي تواندي كارها را به صورت زير سازماندهي كنيد . :جدول بالاي صفحه2)
اضافه كردن كارها و نكات مهم :
براي قرار دادن اين كارها و نكات مهم درون ماکروسافت پروژه به سادگي بر روي اولين سلول نام كار در صفحه pane كليك كنيد . كارهايتان را از ابتدا وارد و تا انتها ادامه دهيد . پس از اتمام كار وارد نمودن وظايف مي توانيد مدت زمان انجام اين كارها را تنظيم كيند . : شكل 2
تنظيم مدت زمان : (duration)
نكات مهم بايستي مدت زمان صفر داشته باشند براي تنظيم مدت زمان بر روي سلول مدت هر آيتم كليلك كنيد . سپس با استفاده از باكسهاي پايين و بالا مي توانيد تعداد روزهاي لازم براي انجام آن كار را تنظيم كنيد .(نكته مي تواند بخشي از يك روز را نيز وارد نمود مثلاً 25/5 روز معادل دو ساعت يا 4/1 يك روز است .
پس از تنظيم مدت زمان انجام كار بايستي تاريخها را تعيين و آن را بر روي مقياس هاي زماني مختلف مشخص كنيد . تاريخ شروع ، روزي است كه شما تصميم به آغاز كاري مي كنيد . شكل 3
تنظيم تاريخ شروع : براي تغيير تاريخ شروع بر روي مثلث روي سلول استارت كليك كنيد تاريخ مورد نظر را انتخاب كنيد . همچنين شما مي توانيد نوار ابزار آبي روي تقويم را به تاريخ مورد نظر جهت شروع حركت دهيد . زماني كه يك كار جابه جا شد planning wizard از شما مي پرسد كه آيا اين كار به كارهاي قبلي وابسته است . اگر كاري به كار قبل وابسته باشد توصيه مي شود كه آن ها را لينك كنيد (مثلا : شما بايستي تعداد افراد شركت كننده در كنفرانس را بدانيد تا از اين طريق ميزان تداركات را محاسبه كنيد . ) ما تاريخ اتمام پروژه را مي دانيم بنابراين شروع به طرح ريزي هر كار بنحوي مي كنيم كه پروژه مورد نظر با انجام سري يا مقطعي كارها در تاريخ مورد نظر به اتمام برسد كه در مثال ما تاريخ كنفرانس است . شكل 4
شما مي توانيد با استفاده از پر رنگ كردن كار اجرا شده لينكهايي را ايجاد كنيد ، سپس با استفاده از كليد ctrl وظايف زير را انتخاب كنيد . شكل 5 و6